Todos los días proporcionamos datos y más datos en las diferentes actividades que realizamos. Desde otorgar nuestra información personal para que nos lleguen las ofertas de un supermercado, pasando por el uso de una red social, hasta la información que le brindamos a una institución del gobierno, ya sea porque nos ofrece un servicio o nos beneficiemos de un plan social. En todos los casos, de alguna u otra manera, continuamente estamos proporcionando datos que tienen un interés particular para cada institución.

Sin embargo, la forma en que los datos solicitados son levantados puede variar. No solamente por el método a través del cual se recoge la información (registro voluntario, encuesta, censo, etc.), sino también mediante la forma en que se pregunta por un dato específico. Por ejemplo, una institución puede solicitar la edad de la persona y registrarla en números, mientras que otra solicita el mismo dato, pero el registro se hace en letras, y una tercera entidad ni siquiera consulta la edad, sino que pregunta la fecha de nacimiento y, a partir de ese dato, ingresa la edad de la persona. Esta diversidad también aplica para la forma en que los datos son almacenados. Algunas organizaciones lo harán en bases de datos, otras en archivos de papel, y otras tantas ni siquiera guardarán registro.

En consecuencia, parte de nuestra información se encuentra dispersa (e incluso repetida) en distintos registros, bajo distintos formatos y, probablemente, sin detalle claro de su contenido (metadata). Esta realidad se hace notoria en el sector público, razón por la cual es deseable incorporar mejoras en los procesos de captación de datos y hacer un uso más intensivo de los registros existentes, a modo de mejorar la experiencia de las personas usuarias y contar con información actualizada para la toma de decisiones.

Usando los datos existentes: registros administrativos con fines estadísticos

¿Qué hace que un registro pueda considerarse administrativo?

Para que un registro sea administrativo la condición que debe cumplirse es que la información haya sido captada por una institución pública en el marco de sus funciones y potestades legales. Pero tal como se mencionó previamente, la captura de información se realiza bajo distintos formatos y, especialmente, responden a la necesidad de información específica para la gestión del organismo y no para un fin estadístico en sí mismo.

Bajo este contexto, es necesario que operen ciertas transformaciones en los registros administrativos para que puedan emplearse con una finalidad estadística y por esto, es importante aclarar dos condiciones de los registros administrativos:

1. Los registros administrativos siempre tienen que estar en un formato digital:

Ya sea como texto plano, planilla electrónica o bases de datos relacionales, a modo que la información pueda ser procesada mediante medios electrónicos.

2. La información disponible de los registros administrativos debe ser estandarizada.

Se deben identificar aquellos registros administrativos que contengan información de interés y homogeneizarlos según sus características, siguiendo un determinado criterio metodológico. Es decir, buscar la interoperabilidad técnica y la interoperabilidad conceptual de los datos.

Una vez cubiertos estos aspectos, se podrá empezar a ver las bondades que tienen para ofrecer los registros administrativos con un fin estadístico.

¿Cuál es la importancia del uso de los registros administrativos con fines estadísticos?

Dado que la información está disponible (a pesar de que deben operar ciertos criterios para que tengan usabilidad estadística), la incorporación de los registros administrativos supone un enorme potencial para las estadísticas del sector público. Entre sus principales beneficios se encuentran:

1. La obtención de información de buena calidad a un menor costo, ya que los datos han sido capturados previamente por el Estado:

A su vez, los registros administrativos pueden complementar o servir de control de calidad a métodos de recolección tradicionales como los censos o las encuestas por muestreo.

2. El uso de los registros administrativos reduce la carga de la persona informante y los errores de información

Esto es evidente especialmente en aquellos métodos de recolección donde la información es obtenida mediante informantes indirectos. Usualmente los registros administrativos solo admiten información proveniente de informantes directos (es decir, personas que aportan los datos sobre sí mismas), lo cual mejora la calidad de la información.

3. Los registros administrativos permiten generar estadísticas con mayor desagregación geográfica y subpoblacional

Es así como los registros administrativos son más exactos que otros métodos, como las encuestas por muestreo.

4. Los registros administrativos logran una mayor cobertura

Esto sucede dado su uso generalizado en el sector público y una menor tasa de rechazo para proporcionar los datos.

Desventajas del uso de los registros administrativos con fines estadísticos

Si bien es cierto que los registros administrativos tienen un potencial enorme a nivel estadístico, la implementación de este tipo de registros en las estadísticas oficiales requiere de ciertos resguardos.

El primer obstáculo a superar es su esencia: el registro administrativo se crea como un recurso adecuado a las circunstancias institucionales y no con un fin estadístico para el sector público. Aquí entran en juego las unidades de análisis que toma en cuenta cada institución, los períodos de referencia y las definiciones empleadas. También entra en juego la necesidad de un identificador común estandarizado, el cual permite vincular la información entre los distintos registros administrativos existentes.

Por otra parte, los registros administrativos generalmente contienen información vinculada a actividades o sectores formales. Todo el espectro informal (como puede ser información de trabajo informal, ingresos no reglamentarios, entre otros) no es capturado en este tipo de registros. Estas situaciones dan por resultado procesos de subcobertura. Aunque este obstáculo también es común en las encuestas a empresas, al no reportar los casos de informalidad.

En la vereda opuesta, los registros administrativos pueden generar procesos de sobrecobertura cuando no son actualizados en forma sistemática. Esto sucede habitualmente en los registros de empresas, cuando cierra un establecimiento económico, o en el registro de personas, debido a los flujos migratorios.

Por último, la durabilidad y disponibilidad de los registros administrativos puede estar sujeta a los cambios políticos-institucionales. Dado que este tipo de registros responden a una necesidad institucional, ya sea de contralor, monitoreo o evaluación, es posible que los datos dejen de ser relevados (o actualizados) una vez que la organización decida cambiar el enfoque de la política pública.

Integración de los registros administrativos a las estadísticas oficiales: un proceso largo, pero exitoso.

La experiencia internacional demuestra que la integración de los registros administrativos, como fuente de información fidedigna para la elaboración de estadísticas oficiales, requiere de un largo proceso. Así lo ilustra la experiencia de los países nórdicos, quienes han desarrollado sus procesos y refinado su metodología a lo largo de 40 años. Entre los principales productos proporcionados por las oficinas estadísticas de estos países, se encuentran los censos basados en registros administrativos. En el caso de Suecia, el censo es íntegramente realizado a partir de registros. También puede mencionarse la experiencia de Polonia, quien realiza su censo mediante la combinación de datos provenientes de registros y encuestas por muestreo.

Si quieres saber más el aprovechamiento estadístico de los registros administrativos en estos países, te recomendamos descargar nuestra publicación “Hacia un sistema estadístico basado en registros“.

Por su parte, en América Latina y el Caribe pueden mencionarse el Proyecto Estadística de Población e Inmuebles a partir del uso de Registros Administrativos Oficiales (SIREPI) en los países miembros de la Comunidad Andina (financiado por la Iniciativa de Bienes Públicos Regionales del Banco Interamericano de Desarrollo, BID) y la construcción de un Sistema Integrado de Registros Estadísticos y Encuestas (y su correspondiente solución tecnológica a través de un Data Warehouse Estadístico) por parte del Instituto Nacional de Estadística de Uruguay.

Para conocer más sobre estas experiencias, así como profundizar en las oportunidades y desafíos que representa la incorporación de los registros administrativos con fines estadísticos, te invitamos a participar de este curso autoadministrado realizado por el BID: “Introducción al aprovechamiento estadístico de los Registros Administrativos”.

Escrito por Maximiliano Marichal - José Antonio Mejía - Federico Segui del BID