Resumen
O trabalho faz parte do projeto de extensão “Patrimônio Histórico, Gestão Documental, Memória e Preservação, que visa colaborar com a preservação efetiva do patrimônio histórico documental e assim da memória da região da Quarta Colônia de Imigração Italiana do Rio Grande do Sul, em que teremos o foco inicial de atuação a Prefeitura Municipal de São João do Polêsine, RS. Pretende- se neste ano de 2015, elaborar uma síntese histórica o que será possível através da organização do acervo do Arquivo da Prefeitura. São João do Polêsine, está situado na parte central do Vale do Jacuí, integra a Quarta Colônia de Imigração Italiana do Estado do Rio Grande do Sul. A documentação existente na sede da Prefeitura esta constituído por uma massa documental acumulada (MDA) desde o início da primeira administração municipal em 1993. O município não possui políticas de gestão documental. A Prefeitura Municipal tem interesse e apoia esta atividade de extensão, disponibilizando espaço para a permanência do Arquivo bem como para a pesquisa e a organização de uma síntese da História Local a partir do processo emancipatório.
Localización geográfica
https://www.google.com.ar/maps/place/S%C3%A3o+Jo%C3%A3o+do+Pol%C3%AAsine+-+R%C3%ADo+Grande+del+Sur,+Brasil/@-29.6433301,-53.5355221,12z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x9503abb618818a9b:0xdec8ea14f8b7c41d!8m2!3d-29.6555255!4d-53.4878465
Situación problemática o de necesidad previa a la iniciativa
Necessidade da preservação da memória histórica e patrimônio documental
Objetivos generales y específicos del Proyecto
- Preservação do patrimônio histórico regional;
- Conjugar projetos especialmente das áreas de História e de Arquivologia;
- Propiciar aos acadêmicos experiências qualificadas e integradas de extensão;
- Colaborar no desenvolvimento regional a partir de projetos que atuem na solução de problemas e na proposição de parcerias;
- Cumprir com a função social do conhecimento produzido na Universidade Federal de Santa Maria.
Descripción de las actividades desarrolladas
Inicialmente realizamos o levantamento documental da instituição, através de entrevista com a prefeita Valserina Bulegon Gasen e com a secretaria de educação Maria Claci Bortolloto. Onde foi disponibilizado o organograma da prefeitura com a disposição das secretarias. A seguir realizamos uma entrevista com os responsáveis de cada órgão onde fizemos o levantamento dos tipos documentais produzidos pelas seis secretarias do município de São João do Polêsine. Conhecendo os tipos documentais e sabendo onde são produzidos e recebidos os documentos arquivísticos elaboramos um plano de classificação documental.
Cuantía y origen de los recursos materiales y económicos que insumió la ejecución del proyecto
Duas balsas do Fundo de Incentivo a Pesquisa em Extensão (FIEX), uma bolsa para para mestre pesquisadores.
Resultados / Impacto de la iniciativa
O impacto da ação gerou a efetivação de ações conjuntas extensionistas das áreas de História e da Arquivologia na Preservação do Patrimônio Histórico, como forma de atuação qualificada e propositiva junto a comunidade regional.
Resultados desta primeira fase:
- Estabelecimento de políticas de gestão de arquivo e documento;
- Elaboração de um plano de classificação Documental para o município.
Como resultados esperados almejamos:
- Criação da comissão de avaliação documentalpara o município;
- Elaboração da tabela de temporalidade documental;
- Estabelecer políticas de transferência/recolhimento de documento ao arquivo;
Lecciones aprendidas
Em visita a Prefeitura de São João do Polêsine , diagnosticamos que o acervo possui certa organicidade estabelecida, empiricamente, pelos servidores responsáveis por cada Secretaria. O município não possui plano de classificação documental, comissão de avaliação de documentos, tabela de temporalidade de documentos arquivísticos e nem políticas de transferência/recolhimento de documentos do arquivo corrente e intermediário para o arquivo permanente. Na sequência realizamos o levantamento dos tipos documentais de cada secretaria e elaboramos o plano de classificação documental para o município que será encaminhado para avaliação e aprovação e implementação.